株式会社カカクコム・インシュアランス様

当社では、お客様の個人情報は決められたシステムやサーバ領域に置くことを原則としており、アクセス権限まで厳しく管理しています。しかし、業務システムがWebシステム中心となっていることもあり、意図しないデータがPCのダウンロードフォルダ等に残ってしまうことがあります。これを検出・消去するために評判の良いP-Pointerを利用していました。

しかし、当社の課題の解決にはマッチしていなかったため、必要のないファイルまで検出される状況でした。また、検出・対処作業は各従業員に委ねられており、通常業務との両立が大きな負担となっていました。「しっかり実施して、その結果をフィードバックする仕組みを作りたい」、人的ミスによる事故のリスクを下げるためにも検出したい個人情報を確実に検出でき、検出後の対処作業も軽減できるツールへの切り替えを検討し始めました。

ツールに求めた機能は、「サーバ内の検出、検出条件の独自設定、共用PCの自動検出」などです。導入コスト面から、以前から利用していたP-Pointerの継続を考えましたが、サーバ内も検出できるP-Pointer File Securityを選びました。

PCだけでなくサーバが検出対象に加わっても、納得のいく価格でライセンス追加できる点も当社の課題解消につながると期待がもてました。導入までに1か月の試用期間を設け、従業員に確認させたい検出結果ファイルだけを表示する方法をアララに確認しながら、自社のセキュリティポリシーに則った設定を施しました。

またシステムの移行は、当社システム部門が機能設定における助言をいただきながら導入ベンダーと共同で進め、特にトラブルなくスムーズに進みました。各PCへのエージェントのインストールは、PCの電源さえ入っていれば私たち管理者側がリモートで実行できたため、従業員に意識させることなく完了できたので、業務の支障にならずに終えることができ、良かったです。

P-Pointer File Securityを導入したことで、自社のニーズにマッチした条件で個人情報を含むファイルを検出できるようになり、管理精度が高まりました。

運用面では、管理者側から従業員のPCに対して自動検索を実行できるため、従業員の作業負荷を大きく減らすことができました。実は、これまで完全自己申告制で従業員各自に定期的なPC点検を委ねていましたが、従業員の負荷が大きく、一部実施できていない事実もあったのです。管理者側で、従業員の対処状況を簡単に確認できるのも助かっています。

また、従業員には、確認して欲しいファイルだけを検索結果として見せられるのですが、その検出結果画面もとてもシンプルで分かりやすいため、対処がしやすいと感じています。そのため、以前より個人情報を整理しやすくなり、結果的に従業員のセキュリティ意識の向上につながったと考えています。

やはり、P-Pointer File Securityの直感的な検出結果画面は、大きな魅力です。「検出ファイル、要確認ファイル、対処を保留しているファイル、対処済のファイル」が、それぞれいくつあるか明解です。どのようなキーワードで検出されたのかも各従業員が把握でき、作業効率が上がりました。使い方に関して従業員からの問い合わせもないですし、当社の取締役や従業員からも評価する声を聞いています。管理者側でも、各PCでの検出履歴確認などができ、日々の運用における負担が軽くなりました。

ファイルの管理ルールにもよりますが、P-pointer File SecurityはPCやファイルサーバ等のストレージに、個人情報を含んだファイルが放置されるリスクに対して有効なソリューションだと考えます。検証しながら段階的に検索条件を詰めていくことで、検出したい個人情報が検出できるようになり、このツールの良さが分かると思います。P-pointer File Securityは、大きな導入コストをかけずに有効な手立てを求められている会社にお薦めできるツールです。

※記載内容は、取材時（2020年1月）時点での情報です。