年末年始の大掃除！今やるべき個人情報の管理
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年末年始の大掃除！今やるべき個人情報の管理
12月に入り年賀状の準備を進めている企業も多いのではないでしょうか。
年賀状の送付リストをはじめ、業務で個人情報データを利用する方も多いと思います。ここでは、PC内の「個人情報データを置き忘れやすい場所」と「漏えいリスクを低減する対処方法」についてご紹介します。この1年の締めくくりに、個人情報が適切に管理されているか確認してみましょう。
個人情報とは
個人情報保護法によると、個人情報は『生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるもの、または個人識別符号が含まれるもの。』と定義されています。
詳しくは：個人情報とは
個人情報の置き忘れ場所
当社で実施した「企業における個人情報検出調査」によると、PC上では「デスクトップ」「ダウンロードフォルダ」「ゴミ箱」で個人情報の置き忘れが見受けられました。
【個人情報置き忘れ場所①】デスクトップ
お中元や年賀状などを送る際、送付先となる取引先情報を会社のデータベースからPCへ移して利用していませんか。データ利用後、うっかりデスクトップに置きっぱなしにしてしまうことがあるようです。利用後は、各社の規定に沿ってデータを破棄するようにしましょう。
【個人情報置き忘れ場所②】ダウンロードフォルダ
例えば、セミナー協賛時に主催者からメールの添付やダウンロード形式で参加者のリストを共有してもらうことがあります。ダウンロードフォルダを経由してデータを確認する場合、ダウンロードフォルダ内のデータを削除し忘れる傾向があるようです。手元のデータ削除とともにダウンロードフォルダ内も定期的な点検が必要です。
【個人情報置き忘れ場所③】ごみ箱
データを右クリックで削除すると「ごみ箱」にファイルが移動します。しかし、これはデータ自体が削除されるわけではありません。「ごみ箱」にファイルが蓄積されていないか定期的に確認しましょう。
情報漏えい対策の3ステップ
個人情報の置き忘れに思い当たる節はありましたか？次は個人情報漏えい対策の3ステップをご紹介します。
情報漏えい対策ステップ①｜パスワード機能を使う
パスワード機能は、ファイルにパスワードを設定することで、パスワードを把握している人しかファイルを開けないようにする機能です。
ExcelやWordをはじめとするOffice系のソフトはもちろん、市販の年賀状作成ソフトなどでもパスワード機能が備わっているものがあります。Excelであれば、必要に応じて「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」などパスワードの種類を使い分けることも可能です。
※設定したパスワードは忘れないようご注意ください
情報漏えい対策ステップ②｜暗号化ソフトを使う
暗号化ソフトは、ファイル自体の内容を暗号化し解読できないようにするソフトです。機密情報や個人情報を含むデータを暗号化することで、万が一、外部にデータが流出してもファイルの中身を見られる心配がありません。あらゆる文書をファイル単位で暗号化し、アクセス制御・編集・印刷などの利用権限管理を可能にするソフトウェアとしてファイル暗号化システム「DataClasys」などがあります。
情報漏えい対策ステップ③｜不要なデータは削除する（定期的なチェック）
ダウンロードフォルダやデスクトップ、ごみ箱に個人情報の置き忘れが多いと分かっていても、従業員自身がPC内の個人情報を検索・確認し、データを削除するには作業の手間や時間がかかります。また、定期的なチェックを周知しても、面倒だという意識が先にたち、運用にのらないのが現実です。
それらの問題を解消する方法として、個人情報検出・管理ソリューション「P-Pointer」の活用があります。
ツール活用「P-Pointerを使ってPCの大掃除！」
導入企業700社以上をほこる「P-Pointer」は、金融、IT、通信、サービス業など幅広い業界で導入されており、「人名」「住所」「メールアドレス」のほか、「マイナンバー」や「運転免許証番号」「要配慮個人情報」を高速で検索します。
また、PCだけでなくファイルサーバに散らばる散らばっている個人情報も漏れなく検索し、可視化することが可能です。検出結果は個人情報管理台帳への活用はもちろん、データの置き忘れチェックに最適です。
【事例】オイシックス・ラ・大地様の場合
安心安全な農産品や加工食品、ミールキットなどの食品宅配を展開するオイシックス・ラ・大地様では、個人情報検出・管理ソリューション「P-Pointer File Security」を導入いただいています。
DM発送やトラブル対応を行う際、データを出力して作業する場合もあり、個人のPCや共有のファイルサーバーにデータが残ってしまう可能性があるため、「P-Pointer File Security」を使って定期的な情報収集と削除対応の徹底運用を想定されています。
まとめ
年末年始は、忘年会新年会とお酒を飲む機会も増える時期です。うっかり電車やタクシー、お店にPCを置き忘れ、情報漏えい事故につながることのないように、年末年始の大掃除とあわせて、PC内のデータも整理してみてはいかがでしょうか。
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